No artigo de hoje falaremos do requisito “7.3 – Conscientização da ISO 9001:2015”, uma diretriz fundamental para engajar colaboradores e garantir conformidade dentro das empresas. Este requisito aborda a conscientização das pessoas que realizam trabalhos para (ou pela) organização, atentando-se a diversos aspectos relacionados ao sistema de gestão da qualidade, às empresas e às demais partes interessantes relevantes.

De forma resumida, podemos dizer que o 7.3 – Conscientização da ISO 9001:2015 nos ajuda a lembrar padrões e requisitos institucionais importantes da empresa e que vão nos ajudar a trabalhar melhor, focados naquilo que realmente trará resultados.

Esse item, apesar de falar de “consciência”, se desdobra em ações práticas essenciais. Por isso, no artigo de hoje, vamos entender o que cada subitem representa e ver algumas dicas de como conscientizar as pessoas e alcançar resultados superiores. Para melhor compreensão, vale a pena ler o requisito na íntegra, vejamos:

7.3 Conscientização

A organização deve assegurar que pessoas que realizam trabalho sob o controle da organização estejam conscientes:

 

a) da política da qualidade;

b) dos objetivos da qualidade pertinentes;

c) da sua contribuição para a eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo os benefícios de desempenho melhorado;

d) das implicações de não estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade.

7.3 Conscientização “da Política da Qualidade”

A Política da Qualidade é uma declaração formal da organização a respeito da qualidade que ela pretende entregar aos clientes. Assim, a política tem papel crucial na tomada de decisões e em todo o planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Mesmo que às vezes não percebamos, a política traz informações importantes sobre os princípios e diretrizes estabelecidos pela empresa para garantir a qualidade de seus produtos ou serviços. Por isso, precisamos garantir que todos os colaboradores que executem atividades sobre controle da organização compreendam a política da qualidade.

Existe uma gama enorme de ações que podem ajudar a conscientizar as pessoas sobre a Política da Qualidade, como, por exemplo, comunicá-la regularmente em reuniões, treinamentos e materiais de comunicação interna. Também pode ser interessante incorporá-la ao processo de integração de novos colaboradores e fomentar sua discussão entre as lideranças e demais colaboradores.

7.3 Conscientização dos “objetivos da qualidade pertinentes”

Os objetivos da qualidade, por sua vez, estão ligados a fatores estratégicos para a organização e para o alcance de seus objetivos. Por isso, é vital que nossos colaboradores estejam cientes (e conscientizados) dos objetivos específicos relacionados à Gestão da Qualidade.

Para conscientizar as pessoas sobre os objetivos da qualidade, é importante comunicá-los claramente em toda a organização, destacando sua relevância para as operações e como eles vão impactar positivamente a empresa e o trabalho diário. Além disso, os objetivos devem ser incorporados em treinamentos, reuniões e materiais de comunicação interna.

Também é fundamental que nossas lideranças deem o exemplo ao demonstrar alinhamento com esses objetivos em suas ações e decisões. Outra dica interessante é estabelecer momentos regulares de acompanhamento e feedback, algo que pode nos ajudar a manter os colaboradores engajados e focados nos objetivos da qualidade, bem como possibilita ajustes de rota e maior direcionamento.

7.3 Conscientização da “sua contribuição para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade”

Mesmo que as pessoas conheçam a política e os objetivos da qualidade, de nada adiantará se elas não entenderem como o trabalho delas contribui para a eficácia do SGQ e da qualidade como um todo. Isso, de forma direta, envolve reconhecer como as atividades do processo afetam a qualidade final dos produtos ou serviços. Bem como, entender os benefícios que otimizar o desempenho podem trazer para todas as partes interessadas.

É importante destacar que esse item exige o trabalho da visão sistêmica, fazendo com que as pessoas consigam visualizar o processo antes e depois de suas próprias atividades. Assim, para conscientizar as pessoas sobre sua contribuição para a eficácia do SGQ, é fundamental comunicar “como” cada função ou atividade se conecta ao sucesso final do processo.

Existem várias formas de fazer isso, mas uma das mais simples é criar treinamentos específicos que destacam a importância de cada indivíduo no processo de garantia da qualidade. Assim como tratar esse assunto em meio a outros treinamentos trará grandes resultados para nossas atividades.

Além disso, é claro, sempre que possível, as lideranças podem (e devem) incentivar e reconhecer o impacto de cada colaborador na qualidade do processo. Isso ajuda a promover uma cultura de autorresponsabilidade e comprometimento em toda a empresa.

7.3 Conscientização das “implicações de não estar conforme com os requisitos”

Muitas vezes, apenas estar ciente do que precisamos fazer não nos ajuda a evitar problemas, pois nem sempre conseguimos ter total visão do processo e de quão longe nossas ações podem chegar. Por isso, todos os nossos colaboradores precisam ser conscientizados sobre as consequências de não atender aos requisitos do SGQ.

Não é apenas uma questão de evitar não conformidades, mas de garantir o bom andamento do SGQ, do processo e das saídas que geramos diariamente. Isso pode incluir desde impactos negativos na qualidade do produto, na satisfação do cliente, na reputação da empresa e até mesmo em questões legais ou regulatórias. O que perpassa, é claro, até mesmo pela própria gestão de riscos.

Assim, é essencial trabalhar com as pessoas os possíveis impactos negativos que podem surgir do não atendimento aos requisitos. Para isso, podemos recorrer aos treinamentos, às comunicações internas e a exemplos práticos de situações em que a não conformidade afetou o processo (casos reais da empresa, por exemplo).

Igualmente, é importante promover uma cultura de responsabilidade e conformidade, onde todos compreendam a importância de seguir os requisitos do SGQ e aqui, novamente, as lideranças têm papel fundamental.

A conscientização das pessoas começa na ação do sistema 🎯

Sintetizando tudo, o item 7.3 da ISO 9001:2015 destaca a importância de garantir que todos os colaboradores estejam cientes de um conjunto de informações, diretrizes e princípios fundamentais ao bom andamento dos processos. A constar: a política da qualidade, os objetivos relevantes, a contribuição para a qualidade e as implicações de não estar conforme.

Como dito no início, essa conscientização tem um propósito muito claro: assegurar a eficácia do seu SGQ, assim como promover resultados concretos e superiores para a empresa e demais partes interessadas.

Portanto, é preciso ressaltar que apesar de versar sobre um tema pouco palpável (conscientização), o item 7.3 da ISO 9001:2015 nos apresenta a importância de agir concretamente para ensinar as pessoas, treiná-las e promover uma cultura melhor em nossos processos e rotina.

Como resultado de um bom trabalho de conscientização, teremos pessoas com maior adesão aos processos, aumento da qualidade dos produtos e serviços, maior eficiência operacional, redução de erros, menos custos e gastos e, o melhor e maior dos benefícios: garantia da satisfação de nossos clientes. E é isso, caro leitor, que traz melhoria contínua ♾️

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